Transkrypcja: Jak zarządzać małą rodzinną firmą produkcyjną? Błędy, wyzwania, przykłady.

Opis wygenerowany przez Skrybot

Dla tego filmu nie wygenerowano opisu.

Transkrypcja wygenerowana przez Skrybot

Cześć! To już albo dopiero trzeci odcinek podcastu Optymalna Produkcja. Mam nadzieję, że niedługo w nagrywaniu pojawi się większa regularność, ponieważ wiele osób prosi o poruszenie różnych aspektów związanych z produkcją. Ze względu na dużą ilość firm, w których obecnie optymalizujemy procesy, podcast musiał chwilę poczekać. No ale już jestem. W dzisiejszym odcinku chciałbym poruszyć temat zarządzania małą rodzinną firmą produkcyjną. Jesteśmy za mali. To zadanie bardzo często pada z ust właścicieli małych rodzinnych firm produkcyjnych, gdy rozmawiamy z nimi o wprowadzeniu zmiany i optymalizacji procesu. To jedna z kluczowych barier rozwoju dla przedsiębiorstwa.

Jeżeli jako właściciel lub kierownik powtarzasz sobie i z połowy nie jesteśmy korporacją, u nas się tego nie da wprowadzić, bez sensu realizować ten projekt, bo i tak nie będziemy lepsi od dużych grań, to na własne życzenie podcinasz skrzydła sobie i całemu zespołowi. Oczywiście duże przedsiębiorstwa mają miejsca, przewagi w postaci bardziej rozbudowanych parków maszynowych, wysokiej automatyzacji, seryjnej produkcji, obecności na większej ilości rynków, a także sprzedaży swoich produktów lub usług do dużych graczy. Jednak te aspekty u konkurencji wcale nie oznaczają, że wy jako mniejsza, rodzinna firma produkcyjna nie masz w stanie, pracować nad wzrostem produkcji, zaangażowaniem większej ilości osób czy zakupieniem nowych urządzeń i maszyn, które pozwolą na optymalizację procesów w waszej firmie.

W konfrontacji z kompleksem bycia małą firmą musisz przekonać się, że twoja firma ma pewne unikalne cechy i przewagi konkurencyjne, takie jak na przykład prostsza struktura organizacyjna, która bardzo sprzyja w komunikacji i delegowaniu zadań, duża elastyczność w realizacji zleceń produkcyjnych, czyli po prostu szybsze dopasowanie się do wymagań klienta, uproszczona papierologia, beznadmiernej ilości formalności i procedur, mniejszy skład osobowy, który znacznie prościej szkolić do nowych projektów lub zadań. Resztę indywidualnych atutów możesz zebrać na swoje własne liście i skorzystać z jej potencjału. Nie zawsze trzeba wszystko zaczynać od nowa. Dość często bardzo dobrze sprawdzi się rozwijanie tego, co już się po prostu ma. Kolejnym wyzwaniem jest wiedza w twojej firmie, a raczej jej brak. To prawdziwy problem, z jakim przyszło się mierzyć niejednemu pracodawcę.

Co więcej, ten punkt dotyczy zarówno jego, jak i jego pracowników. Jeżeli nie posiadasz wiedzy o zarządzaniu zespołem, będziesz miał problem z nawiązaniem poprawnej komunikacji i współpracy. Jeżeli nie masz wiedzy z zakresu procesów, które wykonywane są w twoim przedsiębiorstwie, nie będziesz umiał przekazać jej swoim pracownikom. A także monitorować ich pracy, wprowadzać usprawnień, ani w konkretny sposób rozmawiać o organizacji spełnianych procesów z kierownikami. Jeżeli pracownicy nie będą mieli wiedzy na temat wykonywanych zadań, będą realizować czynności wolniej, powtarzać je wielokrotnie, poprawiając się i popełniając błędy. I tak ta machina będzie ciągnęła za sobą szereg konsekwencji. Do tego istotną kwestią jest przeprowadzenie analizy. Postaraj się ocenić swoje predyspozycje przywódczcze.

Poszukuj źródeł wiedzy oraz inspiracji z zakresu zarządzania firmą, w tym ludźmi, procesami i matrzynami, takich jak np. Podcast Optymalna Produkcja. Nie wachaj się skorzystać z tych źródeł, nie odpuszczaj. Cały czas próbuj poszerzyć swoje doświadczenia. Dobieraj do swojego zespołu osoby wykazujące umiejętności przywódcze oraz posiadające doświadczenie w podobnej branży. Zadbaj o to, aby kierownicy również podążali ścieżką rozwojową. Zadbaj o komunikację w zespole. Ona również będzie elementem wspólnego rozwijania wiedzy oraz umiejętności. Staraj się być transparentny. Nawet na początku prowadzenia firmy, postawienie się z pozycji uczącego się lidera wpłynie na zrozumienie pracowników i chęć zaangażowania się. Zmiesz się również z dalszą wizją rozwoju twojej firmy.

Jeżeli posiadasz wiedzę z zakresu realizowanych procesów produkcyjnych, ponieważ uczestniczyłeś w ich uruchomieniu, pamiętaj, że w miarę rozwoju firmy jej potrzeby również się zwiększą. Naturalną koleją rzeczy będzie poszukiwanie nowych rozwiązań oraz metod organizacji. A co za tym idzie, będzie to kolejna lekcja do odrabniania dla ciebie. Kolejnym wyzwaniem i problemem jest system zarządzania w mojej firmie. Ten i wcześniejszy temat idą ze sobą w parze, jako że wyzwaniem jest zarządzanie firmą bez wiedzy o tym jak to robić. A jeszcze bardziej ryzkownym podejściem jest prowadzenie przedsiębiorstwa bez wiedzy o tym, że potrzebuje ono systemu czy też pewnego stylu zarządzania.

Tego brak może prowadzić do zaburzenia komunikacji między pracownikami i pojawieniem się plotek, choćby w wyniku braku jasnego systemu delegowania zadań, wynagradzania, zwalniania czy rotacji, braku znajomości i umiejętności pracowników w efekcie niewykorzystania ich potencjału, nieodpowiedniej struktury organizacyjnej, zamietaniem problemów pod dywan, jeżeli system jest niejasny, w łatwy sposób można celowo nie przekazać informacji o jakichś problemach, zapomnieć o nich lub nie podjąć się ich rozwiązania. Nieskutecznych prób wprowadzenia zebrań i spotkań raportowych, które przeradzają się w stracone godziny bez żadnych finalnych wniosków, zrzucenia na siebie jako szefa zbyt dużej ilości obowiązków, co jest częstym problemem w małych firmach produkcyjnych, brak spójności profilu działania, np. nieprzemyślane wytwarzanie pod kątem zbyt dużej różnorodności produktów.

Jak w takim razie nie doprowadzić do wystąpienia takiej sytuacji? Bardzo dużo da ci identyfikacja zagrożeń i ryzyk, a następnie określenie zadań, które mogą im zapobiec. Świadomość czego należy unikać jest dobrym startem w kolejnych krokach rozwoju twojej firmy. Dzielenie się decyzyjnością to kolejna trudna sprawa w małej firmie produkcyjnej. Podział władzy i oddanie decyzyjności np. kierownikom czy managerem to nie lada wyzwanie dla właściciela firmy. To jednak naturalną koleję rzeczy, z którą trzeba się pogodzić. To pracownicy poprzez wykonywanie swoich obowiązków nabywają unikatową wiedzę i taka sytuacja ma miejsce na każdym szczeblu struktury organizacyjnej. Dzielamy również do czynienia z inżynierami, specjalistami, brygadzistami czy też szefami działów. Nadanie pracownikom mocy decyzyjnej wpływa na ich poczucie odpowiedzialności.

Nie znaczy to jednak, że jako szef masz wyłączyć się z zaangażowania. Właśnie w tym miejscu warto jeszcze poruszyć jedną ważną kwestię. Dzielenie się decyzyjnością i podział odpowiedzialności oraz zakresu obowiązków ma silne przełożenie na budowanie prawidłowej struktury organizacyjnej. Jeżeli pozwolisz na zaniedbania w miarę rozwoju i wzrostu twojej firmy, problem tym będzie się jeszcze bardziej pogłębiał. Co więc stanie się, jeśli pracownikom ograniczy się możliwość podejmowania decyzji? Nie będą utożsamiadł się z założeniami firmy, podchodząc do swoich obowiązków tylko zadaniaowo i nie wykazując zaangażowania. Odgórne wprowadzanie zmian spotka się z silnym oporem, ze względu na brak możliwości uczestniczenia w dyskusjach. Nie uświadczysz cennych pomysłów oraz sugestii, np. dotyczących optymalizacji procesów w twojej firmie.

Jak w takim razie zmienić to wyzwanie w konkretne rezultaty dla twojej firmy? Możesz to zrobić np. opracowując wspólnie strategię dla firmy, a następnie dzieląc poszczególne projekty i ich cele na pomniejsze zespoły. Określając właścicieli procesów, dokonując przeźleżcego podziału odpowiedzialności czy też angażując się w pracę zespołów z pozycji osoby informowanej, doradzającej i chętnej do wykazania wsparcia w razie potrzeby. Wynagrodzanie i motywowanie pracowników w małej, szczególnie rodzinnej firmie produkcyjnej może być nielada wyzwaniem. Kwestia wynagrodzania może być problemem zarówno między członkami rodziny, jak i pracownikami. Fatalnym błędem jest przyznanie wyższej wypłaty przysłowiowemu szwagrowi, a niższej zwykłym pracownikowi, mimo tego, że wykonują oni takie same obowiązki.

To tylko przykład, ale struktura wypłat, która wynika bezpośrednio z poziomu relacji może być przyczyną konfliktów zarówno na poziomie rodziny, jak i pracowników. Co za tym dalej idzie, niesie za sobą pogorszenie atmosfery pracy i jakiś poważny problem w kulturze organizacyjnej. Na system wynagrodzeń mogą wpływać wysokie koszty pracy, jakie musi ponieść pracodawca. To ograniczenie niejednokrotnie blokuje chęć zatrudnienia nowych pracowników. Patrząc na to jednak z perspektywy rosnących możliwości firmy, brak nowych pracowników może zablokować jej rozwój. Niewyraźnym elementem zarządzania personem firmy jest także jego umiejętne motywowanie. Zadaniem szefa czy też właściciela jest wskazanie miejsca, w którym znajdują się pracownicy i kierunków, w jakimi podążają. A następnie ścieżki do osiągnięcia celu.

Pamiętaj przy tym, że jako właściciel i lider powinieneś być z nimi w tej podróży. Jak może wyglądać motywowanie w praktyce? O motywacjom możesz być ty sam jako autorytet i osoba będąca na bieżąco ze wszystkimi projektami firmę. Twoje zaangażowanie może stać się przykładem dla pracowników. Pozytywnym dopingiem dla pracowników będzie również wcześniej omówione przekazanie odpowiedzialności, a także obdarzenie ich zaufaniem. To ważny element w budowaniu kultury organizacji. Podnoszenie motywacji może odbywać się również w sposób bardziej narzędziowy poprzez ustalanie reguł nagradzania. Jednak w tym przypadku dokładnie przemiesz swój plan zanim przedstawić deklarację pracownikom. Pośredniej sposobem budowania motywacji będzie również odpowiednio dobrany system szkoleń i rozwoju pracowników.

Poświęcenie im czasu na rozmowy, zainwestowanie w nabywanie przez nich nowych umiejętności to zdecydowanie dobry pomysł. Następnym tematem jest ciągłe gaszenie pożarów. To chyba moje ulubione wyzwanie w każdej małej firmie. Wpadnięcie w tryb ciągłego gaszenia pożarów jest najbardziej niebezpiecznym problemem z jakim może spotkać się każda mała firma produkcyjna, jednocześnie najbardziej powszechnym. Tracimy kompletnie kontrolę i nie jesteśmy w stanie przewidzieć co wydarzy się w najbliższej przyszłości. Takie codzienne, drobne i większe kryzysy są częstą bolączką przedsiębiorstw, szczególnie tych małych. Szef wraz z załogą nakładają klapki na oczy i postanawiają zająć się przysłowiową bieżączką zamiast opracować plan, który pozwoli im zapobiegać wystąpieniu ryzyka i przewidywać się pewne problemy.

Jak idzie z tego wniosek, odkładanie na później tematu strategii i planów długoterminowych po prostu się nie opłaca. Czasem lepiej ponieść porażkę z poziomu mniejszego projektu niż nie mieć celu działania na przyszłość. Ta decyzja wiąże się w pewnym sensie z wyjściem ze strefy komfortu, zatrzymaniem się na chwilę i poświęceniem czasu na odpowiednie ułożenie systemu zarządzania oraz procesów w firmie. Stąd możemy przejść płynnie do tego, że opracowanie strategii czy też po prostu planu długoterminowego dla naszej firmy jest kolejnym istotnym wyzwaniem. Bardzo spójnie z poprzednich tematów możemy przejść właśnie tutaj.

Analizując różne płaszczyzny zarządzania firmą, prawie każda z nich doprowadzi Cię właśnie do klucza, jakim jest strategia, czy też po prostu długoterminowy plan na Twoją firmę. Dlaczego jest to wyzwaniem? Opracowanie strategii czy też planu wymaga m. in. poświęcenia czasu na pracę koncepcyjną, określenie misji, wizji, kierunku, celu i wartości dla Twojej firmy. Integracji i interakcji zespołowej. Opracowana strategia w pojedynkę nie przyniesie rezultatów. Podziału odpowiedzialności, aby każdy z pracowników znał swoje obowiązki, także aby zapewnić najlepszą komunikację między zespołami. Zadebezpieczenie odpowiednich zasobów do realizacji tej strategii. Dyscyplinę, określenie mierzalnych wskaźników oceny efektywności jej realizacji, życzetelności i zaangażowania w monitorowanie jej realizacji, a także wykraczania poza utarte schematy i poszukiwania ścieżek rozwoju dla Twojej firmy.

Kolejnym wyzwaniem są niejasne przepisy prawa, podatki, kredyty, formalności, czyli to czego przedsiębiorcy nie lubią najbardziej. Na wstępie musimy sobie powiedzieć jasno, ten problem dotyczy tak naprawdę wszystkich firm, nie tylko małych. Przedsiębiorstwo może go czuć w postaci skomplikowanych procedur prawnych czy przetargowych, kruczków i haczyków w prawie pracy, ograniczonej dostępności do specjalistycznych usług doradczych, braku zaangażowania samorządów lokalnych we wspieranie lokalnej małej przedsiębiorczości, złożonego systemu podatkowego, niewystarczających zasobów finansowych w postaci kapitału własnego, czy np. inflacji, z którą obecnie się borykamy. Te ograniczenia można by jeszcze długo wymieniać, ale nie w tym rzecz. Mieliśmy rozmawiać o nie popełnianiu błędów, co w tym przypadku należy potraktować jako dążenie do ułatwiania sobie pewnych rzeczy.

Istotą jest, aby nie ulec wrażeniu, że procedury prawne w pełni blokują możliwość rozwoju firmy, a także, że dla mniejszych firm nie ma możliwości pozyskania źródeł finansowania zewnętrznego, czy form dotacji, bo takie programy istnieją. Musimy patrzeć na swoją sytuację z perspektywy długoterminowej, gdzie poświęcenie czasu na skomplikowane formalności jest elementem inwestycji, która przyniesie swój zwrot za jakiś czas. Ostatnim aspektem, który chciałbym poruszyć, jest poszukiwanie nowych rozwiązań. Jest ono bardzo mocno powiązane z pierwszym umawianym tematem, czyli ze stwierdzeniem, że jesteśmy za mali. Otóż to kompleks małej firmy często pośrednio staje się ograniczeniem w poszukiwaniu nowych rozwiązań technologicznych, nowych klientów, nowych rynków zbytu, czy też nowych metod zarządzania.

A tu właśnie po raz kolejny pokazuje się ukryty potencjał małych firm, które mogą narzucić znacznie szybszy tempo wprowadzania zmian oraz wykazać się swoją elastycznością wobec klientów. Oprócz tego pojawia się jeszcze jedna bariera, czy jako właściciel lub kierownik firmy nie wydaje ci się czasem, że jest dobrze tak jak jest, a może zastanawiałeś się czasem czy nie zostaliście w miejscu. Pozostanie przy swoich wieloletnich standardach, czyli tzw. aaa robimy tak od 20 lat i jest dobrze, bez monitorowania trendów, pozyskiwania nowych klientów oraz wprowadzania zmian, powoduje stagnację. Wstanie w miejscu pomoże jedynie firmie, która w danym momencie ma taką strategię, czyli strategię przetrwania. W każdym innym przypadku to blokada rozwoju, która powoduje m. in.

przewagę konkurencji, możliwą utratę kontrahentów, ponoszenie wyższych kosztów na utrzymanie obecnie wykorzycowanej technologii w firmie, oraz utratę możliwości pozyskania oszczędności w wyniku wprowadzania usprawnień czy też optymalizacji procesów. Nikt nie każe Ci dokonywać rewolucji i nagłego przewrotu w funkcjonowaniu Twojej firmy, miej jednak na uwadze ile znaczy bycie na bieżąco w obecnych czasach i jak wiele może to znaczyć dla Twojej firmy. Podsumowując wszystkie poruszone tematy, można powiedzieć, że na małe rodzinne firmy czeka sporo zagrożeń. Jednak wiele z tych punktów ryzyka dotyczy również każdego innego przedsiębiorstwa. Jak też się okazuje, to właśnie mniejsze firmy są w stanie lepiej poradzić sobie w sytuacjach kryzysowych.

Ich szczególny potencjał potwierdza poczucie odpowiedzialności względem pracowników, możliwość uzyskania przewagi konkurencyjnej poprzez bliskie relacje i udaną komunikację, czy też większa elastyczność i odmienne spojrzenie na godziny pracy, podział obowiązków, a także kwestie wynagrodzenia, w przypadku gdy sytuacja wymusza odstąpienie od normy. Do czego sprowadzają te wnioski? Świadomość wartości, jakie niosą za sobą relacje w małych firmach, powinna być przekuwana na rozwój przedsiębiorstwa. Natomiast wiedza na temat ograniczeń i niedogodności może stać się wyznacznikiem do tego, jakich błędów należy unikać, aby zapewnić sprawny system zarządzania. Wspólnie poruszyliśmy kilka aspektów, które stanowią obszary ryzyka dla funkcjonowania małej firmy produkcyjnej i mam nadzieję, że wyciągniesz z tego odpowiednie wnioski dla siebie i swojej firmy. To już koniec tego odcinka.

Dziękuję, że wysłuchałeś go do końca. Jak widzisz, nie zamierzam tutaj marnować twojego czasu i w dwudziestominutowych odcinkach będę przybliżał same konkrety związane z optymalizacją procesów produkcji. Zachęcam do subskrybowania podcastu na platformie, na której go teraz słuchasz oraz na stronie nano-test. pl, łamany na Optymalna Produkcja. Dzięki temu będziesz na bieżąco z kolejnymi odcinkami. Tymczasem dziękuję za wysłuchanie tego podcastu raz jeszcze i zapraszam do kolejnych odcinków oraz na stronę nano-test. pl, gdzie znajdziesz jeszcze więcej wskazówek dotyczących optymalizacji procesów produkcji. Cześć!.

NanoTest

Jak zarządzać małą rodzinną firmą produkcyjną? Błędy, wyzwania, przykłady.

Opis wygenerowany przez Skrybot

Transkrypcja wygenerowana przez Skrybot

S K R Y B O T

Skrybot. 2023, Transkrypcje video z YouTube